Naturalmente, così come erano previsti degli obblighi per la redazione dei registri cartacei, allo stesso modo i nuovi registri telematici dovranno essere compilati secondo delle regole ben precise, sia per quanto riguarda tempi e scadenze, sia per quanto riguarda dati ed informazioni relativi ai diversi prodotti vitivinicoli.
Tutte le operazioni saranno eseguite tramite un software specifico per l'archiviazione delle informazioni sulle attività di cantina che saranno poi gestite dal SIAN (Sistema Informativo Agricolo Nazionale).
Il MIPAAF ha suggerito alle diverse aziende di iniziare ad utilizzare il registro telematico sin da subito, senza aspettare l'obbligo del primo gennaio 2017. Questo perché in tal modo si potrà avere il tempo necessario per imparare ad utilizzare il programma di trasmissione, inserendo le varie operazioni relative a ciascuna cantina, assicurandosi così la completa padronanza dei diversi strumenti di controllo e gestione che caratterizzano il nuovo registro telematico.

Tra le principali caratteristiche del nuovo strumento di comunicazione telematica vi è quella di dover rispettare una serie di scadenze che, tuttavia, in alcuni specifici casi prevedono la possibilità di posporre alcuni invii: inoltre, a tutela dei produttori e degli operatori del settore vitivinicolo, il MIPAAF garantisce l'esclusione di responsabilità in caso di ritardi nelle trasmissioni causati da malfunzionamento del SIAN.